Tata Cara Pembuatan SPJ

    Surat Pertanggungjawaban (SPJ) Dana Program Insentif Kementerian Negara Riset dan Teknologi dikelompokan menjadi 2 (dua), yaitu: (1) SPJ Pencairan Dana dari Kementerian Negara Riset dan Teknologi; dan (2) SPJ Penggunaan Dana yang diberikan dan dipakai oleh peneliti.

    Pencairan dana Program Insentif dilakukan oleh lembaga tempat peneliti yang proposalnya disetujui untuk didanai berada. Dasar pencairan dana program insentif adalah surat perjanjian antara pejabat lembaga penerima atau yang mewakili dengan pejabat pembuat komitmen program insentif sesuai dengan jumlah proposal yang disetujui pada Surat Keputusan Menteri Negara Riset dan Teknologi tetang Penetapan Proposal Program Insentif yang Didanai.

    Bagi lembaga yang menerima Program Insentif Kementerian Negara Riset dan Teknologi wajib mempertanggungjawabkan dana yang diterima. Pencairan dana dilakukan melalui 3 (tiga) tahap penarikan yaitu: (1) Tahap pertama sebesar 30%, (2) Tahap kedua sebesar 50%, dan Tahap ketiga/terakhir sebesar 20% dengan masa berlakunya perjanjian selama 10 (sepuluh) bulan. Semua dana Program Insentif akan dikenaka pajak berupa PPN dan Pph yang besarnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku, pemotongan akan dilakukan oleh Kementerian Negara Riset dan Teknologi melalui Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara (KPKN) Jakarta I pada saat penagihan dana sesuai termin.

    Proses SPJ tersebut tentu akan menyita waktu bagi para peneliti untuk itu agar pelaksanaan penelitian/kegiatan program insentif berjalan sesuai yang diharapkan akan lebih baik bila penerima program insentif menugaskan staf administrasi yang khusus menangani SPJ terutama bagi lembaga-lembaga yang menerima program insentif lebih dari 5 (lima) proposal.

    Perjanjian akan dibuat sesuai dengan jumlah Program Insentif yang diterima, Program Insentif meliputi: (1) Insentif Riset Dasar; (2) Insentif Riset Terapan; (3) Insentif Peningkatan Kapasitas Iptek Sistem Produksi; dan (4) Insentif Percepatan Difusi dan Pemanfaatan Iptek.

  1. SPJ PENCAIRAN DANA
    1. Pencairan dana program insentif dilakukan melalui 3 (tiga) tahap penarikan yaitu: (1) Tahap pertama sebesar 30%, (2) Tahap kedua sebesar 50%, dan Tahap ketiga/terakhir sebesar 20% dengan masa berlakunya perjanjian selama 10 (sepuluh) bulan. Untuk mendukung pencairan dana tersebut perlu disiapkan beberapa berkas sebagai persyaratan penagihan dana untuk setiap tahapnya, meliputi:

      1. TAGIHAN DANA TAHAP PERTMA:
        1. Besarnya dana yang dapat dicairkan pada tahap pertaman ini adalah 30% kali total dana masing-masing program insentif yang diterima. Dokumen yang wajib disiapkan untuk setiap program insentif untuk keperluan pencairan dana tahap pertama adalah:

          1. Proposal, dibuat 5 (lima) rangkap. Format proposal mengikuti format masing-masing jenis program insentif yang dituangkan dalam Pedoman Program Insentif.
          2. Perjanjian, dibuat 5 (lima) rangkap, 2 (dua) diantaranya bermeterai Rp. 6.000,- untuk masing-masing pihak.
          3. Berita Acara Pembayaran, dibuat 5 (lima) rangkap.
          4. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK), dibuat 5 (lima) rangkap, 2 (dua) diantaranya bermeterai Rp. 6.000,- untuk masing-masing pihak.
          5. Surat tagihan Tahap Pertama, dibuat 5 (lima) rangkap, lembar pertama bermeterai Rp. 6.000,-.
          6. Kwitansi tagihan Tahap Pertama, dibuat 5 (lima) rangkap, lembar pertama bermeterai Rp. 6.000,-.
          7. Faktur Pajak.
          8. Surat Setor Pajak (SSP) PPN.
          9. Surat Setor Pajak (SSP) PPh.
      2. TAGIHAN DANA TAHAP KEDUA:
        1. Besarnya dana yang dapat dicairkan pada tahap kedua ini adalah 50% kali total dana masing-masing program insentif yang diterima. Dokumen yang wajib disiapkan untuk setiap program insentif untuk keperluan pencairan dana tahap kedua adalah:

          1. Laporan Kemajuan, dibuat 5 (lima) rangkap.
          2. Surat Penyampaikan Laporan Kemajuan, dibuat 5 (lima) rangkap.
          3. Berita Acara Prestasi Perkerjaan, dibuat 5 (lima) rangkap.
          4. Laporan Keuangan pemakaian dana tahap pertama, dibuat 5 (lima) rangkap.
          5. Buku Kas (Cash Flow) pemakaian dana tahap pertama, dibuat 5 (lima) rangkap.
          6. Berita Acara Penutupan Kas, dibuat 5 (lima) rangkap.
          7. Berita Acara Pembayaran, dibuat 5 (lima) rangkap.
          8. Surat tagihan Tahap Kedua, dibuat 5 (lima) rangkap, lembar pertama bermeterai Rp. 6.000,-.
          9. Kwitansi tagihan Tahap Kedua, dibuat 5 (lima) rangkap, lembar pertama bermeterai Rp. 6.000,-.
          10. Faktur Pajak.
          11. Surat Setor Pajak (SSP) PPN.
          12. Surat Setor Pajak (SSP) PPh.
      3. TAGIHAN DANA TAHAP KETIGA/TERAKHIR:
        1. Besarnya dana yang dapat dicairkan pada tahap ketiga/terakhir ini adalah 20% kali total dana masing-masing program insentif yang diterima. Dokumen yang wajib disiapkan untuk setiap program insentif untuk keperluan pencairan dana tahap ketiga/terakhir adalah:

          1. Laporan Akhir dilengkapi dengan Laporan Ringkas, dibuat 5 (lima) rangkap.
          2. Surat Penyampaikan Laporan Akhir, dibuat 5 (lima) rangkap.
          3. Berita Acara Prestasi Perkerjaan, dibuat 5 (lima) rangkap.
          4. Laporan Keuangan pemakaian dana tahap kedua, dibuat 5 (lima) rangkap.
          5. Buku Kas (Cash Flow) pemakaian dana tahap kedua, dibuat 5 (lima) rangkap.
          6. Berita Acara Penutupan Kas, dibuat 5 (lima) rangkap.
          7. Berita Acara Pembayaran, dibuat 5 (lima) rangkap.
          8. Surat tagihan Tahap Ketiga/terakhir, dibuat 5 (lima) rangkap, lembar pertama bermeterai Rp. 6.000,-.
          9. Kwitansi tagihan Tahap Ketiga/terakhir, dibuat 5 (lima) rangkap, lembar pertama bermeterai Rp. 6.000,-.
          10. Faktur Pajak.
          11. Surat Setor Pajak (SSP) PPN.
          12. Surat Setor Pajak (SSP) PPh.
  2. SPJ PENGGUNAAN DANA
    1. Lembaga penerima program insentif selain berkewajiban menagih atau mencairkan dana dari Kementerian Negara Riset dan Teknologi juga berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana yang diterima atas persetujuan dan atau bersama-sama dengan peneliti utama. Dalam mempertanggungjawabkan dana wajib mengikuti Keputusan Presiden Nomor: 80 Tahun 2003, tentang Pengadaan Barang dan Jasa beserta peraturan-peraturan perubahannya.

      Pertanggungjawaban dana akan meliputi pertanggungjawaban pengeluaran yang sesuai dengan Rincian Anggaran Biaya (RAB) masing-masing proposal yang telah disetujui oleh Kementerian Negara Riset dan Teknologi yang pada umumnya akan terdiri dari mata anggaran sbb:

      1. Honor Pelaksana yang meliputi: Peneliti Utma, Peneliti, Pembantu Peneliti dan Pembantu Lapangan.
      2. Honor Nara Sumber yang meliputi: Nara Sumber setingkat Eselon I, II dan III ke bawah serta Nara Sumber Pakar.
      3. Perjalanan Dinas.
      4. Pengadaan Barang/Bahan/Sewa/Foto Copy/Cetak/Konsumsi dan sejenisnya dikelompokan sesuai besarnya pembelian yang meliputi:
        1. Pembelian sampai dengan (<) Rp. 1.000.000,-, Pembelian langsung 1. SPJ berupa kuitansi bermeterai Rp.3.000,-
        2. Pembelian antara Rp. 1.000.000,- - (<)Rp 5.000.000,-, Pembelian langsung 2. SPJ berupa Kuitansi bermeterai Rp.6.000,-, Faktur Pajak, SSP PPN dan SSP PPh.
        3. Pembelian antara Rp. 5.000.000,- - (<)Rp 10.000.000,-, Penunjukan Langsung 1. SPJ berupa Surat Penawaran dari Perusahaan, Surat Perintah Kerja (SPK), Surat Pengiriman Barang, Berita Acara Pemeriksaan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, Surat Tagihan, Kuitansi bermeterai Rp.6.000,-, Faktur Pajak, SSP PPN dan SSP PPh.
        4. Pembelian antara Rp. 10.000.000,- - (<)Rp 50.000.000,-, Penunjukan Langsung 2. SPJ yang harus dibuat meliputi: Daftar Barang yang akan dibeli, Memo Pengajuan Pembelian Barang dari Koordinator ke pada Penanggung Jawab Kegiatan, Memo untuk memproses pengadaan dari Penanggung Jawab Kegiatan kepada Pejabat Pengadaan, Undangan Penawaran , Harga Perkiraan Sediri (HPS), Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS), Formulir Kualifikasi, Berita Acara Penjelasan, Surat Penawaran, Isian Formulir Kualifikasi, Berita Acara Pembukaan Penawaran, Berita Acara Evaluasi Dokumen Kualifikasi, Berita Acara Evaluasi, Undangan Negosiasi, Berita Acara Negosiasi, Memo Pejabat Pengadaan ke Pemeberi Tugas, Surat Keputusan Persetujuan Harga Hasil Negosiasi, Surat Keputusan Penetapan Pelaksana Pekerjaan, Surat Perintah Kerja (SPK), Surat Pengiriman Barang, Berita Acara Pemeriksaan Barang, Berita Acara Serah Terima Barang, Berita Acara Pembayaran, Surat Tagihan, Kuitansi, Faktur Pajak, SSP PPN dan SSP PPh.
        5. Pembelian antara Rp. 50.000.000,- - (<)Rp 100.000.000,-, Pemilihan Langsung. Mengikuti tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003.
        6. Pembelian diatas (=) Rp 100.000.000,-, Lelang. Mengikuti tata cara pengadaan yang telah ditetapkan dalam Keppres Nomor 80 Tahun 2003.
      5. Buku Kas (Cash Flow) pemakaian dana.
      6. Penutupan Kas. untuk setiap periode tertentu.